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勤哲Excel服务器实现企业管理系统的邮件提醒
2022-07-19 10:28:25 来源:壹点网 编辑:

信息化,如今已经成为了各行业企业发展的根本所在,它不仅开始应用于企业日常业务、产品端,也开始覆盖企业日常办公沟通环节中。比如,邮件系统被认为是信息化建设的重要环节,也是信息流通的重要通道。不少企业主表示,传统的旧邮件系统很难满足公务员日常办公需求。

主要表现为,旧的邮件系统无垃圾邮件过虑,存在重大安全隐患;邮箱资源少,访问速度慢;邮件收发不稳定,经常出错。显然,旧邮件系统已经和需求脱节,给办公带来不利影响。基于上述原因,企业需要一个性能更出色的邮件系统,来为员工提供邮件服务。经过多方考证,勤哲Excel服务器的信息化技术设计推广应用后,得到用户的良好反馈。

邮件系统搭载信息化技术有何作用?

其一,稳定,收发邮件不会丢失。稳定,是邮件用户的首要考虑因素,也是勤哲Excel服务器的突出特点之一。邮件系统的稳定性来源于勤哲Excel服务器邮件技术实力,勤哲Excel服务器将运营级别的邮件技术应用于普通规模用户的邮件系统,系统架构科学、严谨,使普通用户也能享受到运营级别的邮件服务。其二,安全,摆脱垃圾邮件困扰。勤哲Excel服务器采用了世界上领先的反垃圾邮件技术,用户不仅节省一笔硬件投资,而且减轻后期维护负担。其三,高效,邮件系统功能完善。勤哲Excel服务器让邮件的收发速度让用户有了全新的体验。邮件系统的附加的功能也有助于提高办公效率。

勤哲Excel服务器的具体应用举例

众所周知,信息化建设是一场革命,而基础信息化建设是革命的源头。勤哲Excel服务器邮件系统的全面应用,大大了加强了企业的基础信息化的建设,为推动企业现代化发展和建设提供了强有力的支持。

配置ES的邮件通知的邮件服务器设置

上图是勤哲Excel服务器一个配置样例,客户可以配置自己的邮件服务器设置。配置好后,点击测试按钮,弹出“测试成功”代表配置正确,下图所示

应用场景介绍

工作流相关节点的提醒:

勤哲Excel服务器工作流相关节点的邮件提醒包括以上的三种类型:

1)待办事宜邮件通知

2)到期提醒邮件通知

3)办理完成邮件通知

现以类型1,“待办事宜邮件通知”为例,举例说明

如图的审批节点,点击执行权限页签,我们看到该节点的办理的角色是销售部长, 因此,我找一个具备销售部长这个角色的人员,给他的人员属性里填上他的邮箱。下图所示:

准备好以上的基本设置后,来填一张订单模板,流转到肖部长审核,看看能否收到邮件通知

填报保存以上表单。

如图,肖部长的邮箱(1143654467@qq.com),收到了来自交办人admin发来的工作流待办的提醒。

如果你的智能手机上有你的邮箱的APP,或在腾讯TIM上绑定了你的邮箱,你也会手机上收到邮件提醒,并能打开看到该邮件。

有的客户说,嗯,有待办事宜能通过邮件收到提醒。如果是有一项工作,它有完成时限的要求,比如某项工作给某个人去办理,需要他在3天以内完成,有待办事项的时候通过以上的功能可以通知到这个人,但他忘了,能不能在到期前某个时间点再提醒下他,以提醒这个人办理。

这个问题就涉及到了类型2的工作流提醒:即“到期提醒邮件通知”

设置如下:

点击工作流相关节点的属性,点击【完成时限】页签,做如上的设置。

怎么样,您读懂了以上的设置吗?

这不需要模板设计者有编程的知识,你只需要了解自身的业务逻辑就行。

有的客户又说,那如果到了期限后这个人还没有办理,能不能自动提交?

答案是:也可以!

看上图的下方有个选项“到期后自动提交,请在有效区域选项卡中输入自动提交所需要填充的数据项内容。”

这个选项就是用来干这个的。

再看类型3“办理完成邮件通知”

举个例子,比如,“订单”这个模板填报后,工作流到了“销售经理”这个角色进行审核。这个待办的“审核”节点是“抢先式”。而销售经理这个角色,可能不止一个人,比如他有两个或多个人。 那么当这两个或多个人同时收到了同一个待办,有一个完成审核任务后,邮件会把完成审核的通知推送到其他销售经理,以提示其他销售经理,不用办理了,XXX已经办了。

好了,工作流的邮件推送基本上已经说完,大家去试一下,就明白了。

需要有一点补充的就是,邮件提醒的内容也是可以自定义的

点击…进行邮件主题或邮件正文的自定义,不再赘述!

表间公式里的回写(新建邮件)的应用

还是举个例子说,假如上图所示是采购订单。图中的E-mail 填写了供应商的电子邮件地址,客户想要在填报本公司如上的采购订单后,直接把该采购订单通过邮件的附件形式发给供应商。供应商在收到邮件后,按照订单进行发货。

这就用到了表间公式里“新建邮件”公式的应用。

新建如图所示的新建邮件表间公式

注意下图所示的勾选

勾选以上选项。如果不想让对方看到订单的某些字段值,可以勾选“在表单附件文件中仅部分字段内容可见”,然后选择可见的内容,好了,设置好后,我填报一张采购订单,如下图:

没错,假如我这个E-Mail地址就是供应商的,填报后,保存。

叮咚,刚才我的手机提醒我,邮件到了!

为了展示更清楚,我用电脑打开该邮件,展示给大家:

注意,里面的邮件标题和邮件内容都是我自定义的,你也能。

下载邮件附件的excel表格,打开如下:

以此类推,你可以想象更多的场景,结合自身的业务需求。 比如,客户购买你的产品,做出库单后,自动通过邮件通知客户他要的货已出库,该如何设置呢?不妨自己试试看!

自定义查询里的邮件推送

设置如上图所示,这个我就不再举例了。可以放飞我们的想象。

综上所述,勤哲Excel服务器与邮件系统的结合,让邮寄推送真是妙不可言,成本低,性价比高。员工生日祝福?邮件推;保险行业的客户保险到期了,推;银行的信用卡还款时间到了,银行推;要采购了,推;出库了,要告知客户,推......,客户的智慧是无穷的,想到什么就推什么!如果企业对于勤哲Excel服务器有任何推送问题,可添加信进一步沟通!

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